10 Lezioni Imparate Esponendo a 4 Fiere in 45 Giorni

Nel corso dell’ultimo mese e mezzo abbiamo portato i nostri prototipi a quattro diversi eventi fieristici. 

Il Play a Modena, la Maker Faire di Trieste, Romics a Roma e infine lo Spiel di Essen sono stati gli scenari dove abbiamo messo per la prima volta sotto stress i nostri prototipi su larga scala.

In questo post ho raccolto alcune riflessioni sugli aspetti più pratici e organizzativi che entrano in gioco quando si partecipa a una fiera. Non è una lista esaustiva ma forse qualcosa torna utile se a un certo punto dovrai allestire uno stand per la prima volta.

1. Scrivi agli organizzatori

Questo sembra un punto ovvio. E sotto certi aspetti lo è. 

In base alla mia esperienza, le informazioni sugli spazi espositivi che si riescono a raccogliere dal sito web della fiera sono spesso incomplete. Ed è ragionevole che lo siano: prenotare uno stand non è come scegliere un oggetto da Amazon. 

Scrivi una mail spiegando le tue esigenze e senti cosa hanno da dirti. Anche il termine ultimo per le richieste potrebbe essere fumoso. Motivo in più per mandare subito un messaggio.

Nel peggiore dei casi avrai cominciato una conversazione che potrebbe tornarti utile per l’edizione successiva di quell’evento.

Già nel 2020 avevamo iniziato ad informarci sulle soluzioni espositive per il Play e lo Spiel, poi la pandemia ha bloccato tutto. Nonostante questo, ci siamo ritrovati l’anno dopo con un bel po’ di materiale già raccolto, una lista di contatti e un’idea molto più accurata sui costi. 

2. Informati sugli spazi e sul materiale fornito

Specialmente se non stai prenotando uno stand autonomo ma piuttosto uno o più tavoli in un’area comune, è importante capire come è organizzato il tuo spazio. 

Ci saranno delle pareti su cui affiggere delle grafiche? Quante? Dov’è posizionato esattamente lo stand/tavolo? Tavoli e sedie sono inclusi? Se sì, quanti e quanto grandi?

Ci sono mille ragioni per raccogliere informazioni il più dettagliate possibile sullo spazio che occuperete. Alcune nella direzione delle opportunità, ad esempio organizzare una collaborazione creativa con il vicino di stand. Altre in quelle della pragmaticità, tipo sapere la dimensione delle tovaglie da comprare.

Ah, ecco. Le tovaglie sono indispensabili, altrimente si innesca il temuto effetto sagra. 

3. Componi una squadra adatta alla dimensione dello stand

Oppure scegli una soluzione espositiva adatta alla dimensione della squadra.

Con due prototipi all’attivo, abbiamo sempre cercato di essere tre persone a presentare giochi e progetto. Un assetto del genere permette di avere dimostratori al tavolo e allo stesso tempo qualcuno che spieghi cosa sta succedendo a chi si ferma a guardare una partita in corso. O semplicemente consente di far riposare un componente della squadra senza lasciare tavoli scoperti.

Quelle poche volte in cui eravamo solo in due, la differenza si è fatta sentire! Del resto, si tratta di 8-10 ore di lavoro intenso. Presentare il proprio gioco da tavolo è sempre gratificante, ma è anche un’attività che consuma energie in misura direttamente proporzionale alla passione che la anima <3

4. L’apparenza conta

Sarebbe da ingenui sostenere che l’aspetto della scatola di un gioco da tavolo non faccia la differenza. Lo stesso vale per uno stand.  

Non lasciare buste o oggetti sparsi in giro, procurati delle tovaglie adatte (di nuovo queste tovaglie!) e prepara delle grafiche che identifichino il tuo spazio, possibilmente con una breve descrizione del gioco o del progetto, il link al sito web e le icone dei social.

Durante le prime tre fiere, ce la siamo cavata stampando magliette, qualche tazza e banner descrittivi del progetto. Più persone di quante mi sarei aspettato si sono fermate a leggerli, nonostante il posizionamento dietro ai tavoli non fosse ottimale.

Per Essen abbiamo preparato anche due vele sul print&play di Light Speed in collaborazione con l’illustratore che ha curato l’art delle carte. Le abbiamo usate per creare un angolo a tema spazio dove si poteva provare il gioco su un playmat galattico.

La differenza si è fatta sentire.

5. Dedica ad ogni persona il tempo che merita

Ci sarà sempre qualcuno che si ferma a guardare lo stand e poi passa oltre perché tavoli demo e personale sono occupati. Magari quella persona avrebbe comprato il gioco mentre il giocatore seduto al tavolo ci sta spiegando dettagliatamente il motivo per cui non lo comprerà mai. 

Non importa! Situazioni del genere sono fisiologiche. Piuttosto, scambia tutto il possibile con chi hai davanti.

Anche dovesse presentarsi un rappresentante di una grossa casa editrice o quell’influencer da 100k follower, finisci di parlare o di giocare con chi stai già parlando o giocando. Se il rappresentante o l’influencer non capisce questo approccio, allora forse non è una persona con cui vale la pena lavorare.

6. Sii realistico sugli obiettivi

Questo passa prima per definirli, gli obiettivi. Cosa ti aspetti da quell’evento? Potresti voler solo playtestare il gioco oppure raccogliere indirizzi email prima di un lancio su Kickstarter. O magari hai un obiettivo sul numero di scatole vendute.

In ogni caso, bisogna puntare a risultati realistici e valutare onestamente se vale la pena partecipare a quell’evento in relazione ai costi da sostenere.

Certo, se è la prima fiera a cui partecipi, difficile dire cosa è realistico e cosa non lo è, ma una stima è sempre possibile. Quanto dura una demo del gioco? Quante ore sarete in fiera? Ci sono degli incentivi perché un giocatore voglia lasciare il contatto o comprare il gioco pur non avendolo provato? 

Nell’articolo della prossima settimana condividerò un’analisi quantitativa dei risultati che abbiamo raggiunto e dei costi che abbiamo sostenuto durante le quattro fiere.

7. Fiera che vai, pubblico che trovi

Due fiere non sono mai uguali. Nemmeno due fiere di giochi da tavolo.

Mese dell’anno, collocazione, orari, costo, tema. Tutti fattori che influenzano il pubblico che abbiamo davanti.

Dagli esperti di giochi da tavolo ai casual gamer, dai giocatori di ruolo accaniti a chi si è ritrovato lì per caso perché doveva accompagnare il fratellino. Comunicazione e aspettative devono allinearsi al nuovo interlocutore.

Per fare alcuni esempi, ad Essen diversi partecipanti hanno preferito non condividere il loro indirizzo email, pur decidendo di prendere nota del progetto o seguendolo sui social. A Trieste era pieno di nonne e bambini 😀 A Romics c’erano tanti ragazzi, che erano venuti per i manga ma che non avevano mai giocato a giochi da tavolo moderni.

Esporsi a questa diversità è un bella occasione per capire in quale scenario il proprio gioco funziona meglio.

8. Crea contatti professionali

Tra i motivi per cui andare in fiera, non c’è solo quello di confrontarsi con i giocatori ma anche quello di creare connessioni con altre realtà professionali.

Per quanto ci riguarda, avevamo fissato appuntamenti con un paio di produttori di giochi da tavolo ma gli incontri più interessanti sono stati quelli successi senza pianificazione. 

E questi incontri non erano pianificati, ma abbiamo fatto in modo di sfruttare la possibilità quando si è presentata. 

E’ sempre un buon momento per parlare con produttori di giochi, colleghi game designer, case editrici, illustratori, influencer, e traduttori. La cosa importante è essere chiari sullo stato del progetto e sulla direzione che abbiamo in mente per il suo sviluppo. 

Anche qui, nel peggiore dei casi ci ritroveremo con una manciata di contatti pronti a essere tirati fuori dal cappello all’occorrenza.

9. Non abbassare la guardia

Eseguire ripetutamente la stessa azione può provocare un calo di qualità, attenzione o creatività. E’ così che le relazioni diventano noiose o il principiante perde la sua fortuna.

Se le cose sono andate bene nei precedenti eventi, non abbassare la guardia!

Per quanto ci riguarda, prima di Essen abbiamo comprato un set di gambe che non era compatibile con il piano dei tavoli. Per fortuna, una spedizione in ferramenta e un po’ di ingegno sono bastati a risolvere la questione. Ma avrebbe potuto andare peggio di così.

Io poi ci ho messo personalmente il carico, lasciando a casa uno dei cavi di alimentazione per gli schermi. Dopo aver comprato un alimentatore universale, che però non era abbastanza universale, ce la siamo prima cavata visualizzando le partite di Kosmykes sul portatile. Poi il secondo giorno abbiamo comprato un nuovo schermo. 

Anche qui, nessun fallimento critico, ma meglio evitare di ritrovarsi in situazioni del genere.

10. La perfezione non esiste

Per ogni soluzione trovata, ci sarà un’altra miglioria che rimane fuori. 

Ad esempio, una volta arrivati ad Essen ci siamo resi conto che molti spazi espositivi avevano installato faretti sui muri divisori, e il risultato era nettamente più professionale. Quando siamo andati in ferramenta a comprare le viti mancanti, abbiamo preso anche una coppia di luci a clip.  

D’altra parte, la maggior parte degli espositori aveva uno strato di moquette steso a terra per rendere lo spazio dello stand più accogliente. Anche se ci sarebbe piaciuto, quello non abbiamo avuto modo di procurarcelo.

Lo Spiel è andato bene, anche se non avevamo la moquette.

Articoli correlati

Nel prossimo articolo parlerò dei risultati raggiunti durante le quattro fiere riguardo gli indirizzi email raccolti in vista della nostra campagna Kickstarter. Condividerò anche i costi che abbiamo sostenuto per partecipare agli eventi.

Nel frattempo, se ti interessa sapere di più sulla missione di Tablescope, leggi ‘2 Pro e 2 Contro per una Start-up che Sviluppa Giochi da Tavolo Ibridi’. Se invece, prima di partecipare a una fiera, vuoi creare una landing page, dai un’occhiata al tutorial ‘Come Creare la Landing Page del tuo Gioco da Tavolo con WordPress: le Risorse e i Plugin Essenziali Gratuiti’.